Тема 5: Функції та методи менеджменту

1. Функції менеджменту як види управлінської діяльності
2. Класифікація та характеристика функцій менеджменту
3. Методи менеджменту, їх класифікація та взаємозв’язок із функціями менеджменту

1. Функції менеджменту як види управлінської діяльності

Складна структура організації утворює єдине ціле завдяки цілеспрямованому впливу на її основні зв´язки і процеси. Це досягається управлінською діяльністю, що являє собою сполучення різних функцій (видів діяльності), кожна з яких спрямована на вирішення специфічних, різноманітних і складних проблем взаємодії між окремими підрозділами організації, що вимагають здійснення великого комплексу конкретних заходів. Сфера управління охоплює не тільки виробництво, але й НДДКР, збут, фінанси, комунікації, тобто всі сторони великої діяльності організації.

Якщо коротко сформулювати коло проблем, які розв´язуються управлінською діяльністю, то їх можна звести до наступного: насамперед визначаються конкретні цілі розвитку, виявляється їхня пріоритетність, черговість і послідовність вирішення. На цій основі розробляються господарські завдання, визначаються основні напрямки і шляхи вирішення цих завдань, розробляється система заходів для вирішення намічених проблем, визначаються необхідні ресурси і джерела їхнього забезпечення, встановлюється контроль за виконанням поставлених завдань.

Реалізація загальних завдань управління вимагає створення необхідних економічних та інших умов у сфері управління. Так, завдання пристосування виробництва до вимог і попиту ринку вимагає виконання функції маркетингу; завдання обґрунтованого визначення основних напрямків і пропорцій розвитку матеріального виробництва з урахуванням джерел його забезпечення вирішується шляхом здійснення функції планування; завдання налагодження організаційних відносин між різними підрозділами з виконання рішень і планових показників господарської діяльності фірми на конкретний період здійснюється шляхом реалізації функції організації; завдання перевірки виконання діяльності, а також порівняння з наміченими цілями і напрямками розвитку здійснюється через функцію контролю. Це означає, що зміст кожної функції управління визначається специфікою завдань, що виконуються в рамках функції. Тому складність виробництва і його завдань визначає всю складність управління і його функцій.

Це положення має важливе методологічне значення для розкриття сутності і ролі окремих функцій управління, що в нинішніх умовах розширилися, ускладнилися і диференціювалися у зв´язку з ростом масштабів господарської діяльності, диверсифікованістю й інтернаціоналізацією виробництва.

Управлінські функції виконуються в організації спеціальним апаратом (органами управління), що складається з взаємодіючих між собою підрозділів. За кожним з них закріплюються свої специфічні функції (як функції апарату управління). їхнє виконання зв´язане з вирішенням конкретних завдань, що входять у сферу діяльності (відповідальності) відповідного органа управління. А це вимагає застосування визначених методів і засобів. Так, для реалізації функції маркетингу застосовуються такі методи, як розробка внутрішньо-фірмових програм маркетингу з кожного продукту і прогноз розвитку; для виконання функції планування - розробка планів і прогнозів; для здійснення функції контролю - складання балансів, рахунків прибутків і збитків тощо.

Організаційно-технічний характер функцій апарату управління визначається тим, що вони містять у собі збір, систематизацію, обробку й аналіз інформації; розробку і прийняття рішень; доведення рішень до конкретних виконавців і організацію їхнього виконання; проведення контролю за виконанням рішень.

Кожен підрозділ апарату управління здійснює таку діяльність у рамках своєї компетенції, тобто відповідно до реалізуючих функцій управління.

Проблема дослідження функцій управління у сучасних умовах є найбільш актуальною, суперечливою і трудомісткою. Вона безпосередньо зв´язана з проблемою організації апарату управління, удосконалення всієї системи управління науково-технічною і виробничо-збутовою діяльністю фірми. Однак, як би добре не були розвинуті функції управління, для здійснення управлінської діяльності цього ще недостатньо. Необхідні ще такі економічні важелі й інструменти, що дозволяють реалізувати ці функції досить повно й ефективно. Ми виходимо з положення, відповідно до якого функції управління й економічні важелі та інструменти взаємопов´язані між собою в єдиний економічний (господарський) механізм управління.

Функції управління діяльністю організації, а відповідно і методи їхньої реалізації, не є незмінними, які раз і назавжди сформувалися. Вони постійно модифікуються і поглиблюються, у зв´язку з чим ускладнюється зміст робіт, які виконуються відповідно до їхніх вимог. Розвиток і поглиблення кожної з розглянутих функцій управління відбувається не тільки під впливом внутрішніх закономірностей їхнього удосконалення, але й під впливом вимог розвитку інших функцій.

Звідси випливає важливе принципове положення, відповідно до якого розвиток кожної з функцій управління обумовлюється впливом об´єктивних вимог. Будучи частиною загальної системи управління, кожна з функцій повинна удосконалюватися в напрямку, зумовленому загальними цілями і завданнями функціонування і розвитку організації в конкретних умовах. Це приводить до зміни змісту кожної функції.

Планування безпосередньо впливає на рівень активізації діяльності виробництва й апарату управління. Висока якість розроблених програм, особливо за допомогою ЕОМ і економіко-математичних методів, їх сувора ув´язка по всіх підрозділах підприємств і цехів, погодженість з наявними матеріальними, фінансовими і трудовими ресурсами дозволяє найбільш ефективно керувати виробництвом.

Функція координації здійснюється з метою забезпечення погодженої і злагодженої роботи, що беруть участь у процесі виконання планових завдань виробничих і функціональних підрозділів підприємства і цехів. Ця функція реалізується у формі впливу на колектив людей, зайнятих у процесі виробництва, з боку лінійних керівників й функціональних служб підприємства і цехів, що регулярно й оперативно координують їхню діяльність.

Функція мотивації впливає на колектив цеху у формі спонукальних мотивів до ефективної праці, суспільного впливу, колективних і особистих заохочувальних заходів тощо.

Функція контролю виявляється у формі впливу на колектив людей за допомогою виявлення, узагальнення, аналізу результатів виробничої діяльності кожного цеху і доведення їх до керівників підрозділів і служб управління з метою підготовки управлінських рішень. Ця функція реалізується на основі інформації про хід виконання планових завдань (даних оперативного, статистичного, бухгалтерського обліку), виявлення відхилень від установлених показників роботи (контролю виконання завдань) і аналізу причин відхилень.

Регулювання безпосередньо поєднано з функціями координації і контролю. У ході виробництва розроблені програми піддаються впливу внутрішнього і зовнішнього середовища, у результаті чого виникають порушення в процесі їхнього виконання. У процесі реалізації функції регулювання вплив на колектив людей, зайнятих у виробництві, здійснюється за допомогою вживання оперативних заходів з запобіганню і, якщо це не вдається, то з усунення виявлених відхилень і перебоїв у ході виробництва. Одночасно з цим здійснюється координація поточної роботи взаємозалежних ланок виробництва з метою забезпечення ритмічного ходу виробництва.

Функції контролю і регулювання в процесі управління виробництвом виконують роль гнучких інструментів, за допомогою яких хід виробництва безупинно (у реальному масштабі часу для кожного виробничого підрозділу) вводиться в суворі рамки, передбачені планом.

Перераховані функції доповнюють і проникають одна в одну, в сукупності і взаємозв´язку вони утворюють цикл управління і відбивають зміст повсякденного управління виробництвом (рисунок 5.1).

Слід зазначити, що функції організації, нормування, мотивації конкретизовані для визначених виробничих умов, більш стійкі до впливу внутрішнього і зовнішнього середовища і тому не змінюються відносно тривалий період. Для підприємства в цілому властиві спеціальні функції (функціональні підсистеми), що відбивають конкретний економічний зміст системи управління. Серед них - підсистема "Управління виробництвом". Функціональні підрозділи кожної підсистеми характеризують організаційну структуру управління підприємством, що приводить у відповідність зміст (функції) і форму управління. Кожне із супідрядних і взаємозалежних ланок керуючої системи реалізує визначену частину процесу управління.

Для функціональної підсистеми управління виробництвом апарат управління організується на рівні підприємства і кожного цеху. Якщо підсистема управління виробництвом є вирішальною в реалізації цілей підприємства, то до неї мають безпосереднє відношення практично всі інші функціональні підсистеми.

Для кожного з основних цехів можна виділити чотири основні функціональні підсистеми:

1.Управління економічною діяльністю.

2.Управління технологічною підготовкою виробництва.

3.Оперативне управління виробництвом.

4.Управління технічним обслуговуванням виробництва.

Як уже було зазначено, вплив на керований об´єкт, що забезпечує досягнення цілей, здійснюється також за допомогою організаційних, економічних і соціальних методів управління.

Виконання кожного управлінського рішення здійснюється апаратом управління. Це заключна стадія процесу управління, на якій лінійними керівниками і функціональними службами в організаційно-практичній роботі використовуються зазначені вище і специфічні для кожного цеху методи управління.

З наведеної характеристики функцій управління випливає, що кожна з них має визначене місце і значення в процесі управління, всі вони взаємозалежні між собою і доповнюють один одного в розробці управлінських рішень.

2. Класифікація та характеристика функцій менеджменту

На першому етапі функції доцільно класифікувати за ознакою місця у менеджменті, що дасть змогу підкреслити панівну роль основних функцій і виділити конкретні (спеціальні) функції менеджменту. На другому етапі спеціальні функції можна класифікувати за ознаками процесів та об´єктів управління, а також елементів виробничо-господарської діяльності.

Отже, за ознакою місця в менеджменті можна виділити основні (загальні) функції, тобто ті, які беруть участь у будь-яких управлінських процесах, часткові (спеціальні), за допомогою яких здійснюються певні управлінські процеси, і об´єднальну функцію (керівництво), основне завдання якої забезпечити перебіг управлінського процесу.

Як зазначалося, до основних функцій належить: планування, організація взаємодії, мотивація та контроль.

За ознакою процесів управління спеціальними функціями є управління основним виробництвом, допоміжним виробництвом, технічною підготовкою, матеріально-технічним забезпеченням патентно-ліцензійною діяльністю, капітальним будівництвом тощо.

За ознакою об´єкта - управління підприємством, цехом, службою, відділом, дільницею, бригадою тощо.

За ознакою елементів виробничо-господарської діяльності -управління працею, предметами та знаряддями праці, інформацією тощо.

Нагадуємо, що будь-які спеціальні функції, які відображають процес чи об´єкт управління або елемент виробничо-господарської діяльності, реалізуються шляхом застосування основних функцій, тобто планування, організації, мотивації та контролю. Дослідження взаємозв´язку функцій дає змогу вдосконалювати управління, формувати ефективну систему менеджменту, усувати зайві ланки, бюрократичні перепони, опір перемінам.

Функція планування нині набуває якісно нових рис і особливостей. У сучасних умовах внутрішньо-фірмове планування одержало принципово новий зміст, оскільки потреба в ньому випливає з величезних масштабів усуспільнення виробництва. Ця функція розвивається і доповнюється нині функцією маркетингу, у зв´язку зі здійсненням якої планування набуває нового змісту. Особливо слід зазначити розширення можливостей планування. Це означає, що планування виконує не тільки оперативні завдання, але и задачі перспективного розвитку, що є новим моментом планування і відбиває якісно інший зміст цієї функції. У зв´язку з цим помітно змінився зміст функцій контролю, що тісно пов´язаний зі здійсненням функції планування і сприяє його більш повну реалізацію.

Це означає, що до вивчення функцій управління не можна підходити з чисто формальної сторони, а необхідно виявляти й аналізувати зміни, що відбуваються в змісті управлінських понять і положень. Ці зміни відбивають глибинні процеси, що відбуваються у світовій економіці, до яких, у свою чергу, намагаються пристосуватися і сучасні організації.

Функції управління виявляються більш повно в умовах комплексного підходу до діяльності організації, застосування цільового управління і створення програмно-цільових структур, за допомогою яких виконуються поставлені перед нею завдання.

Як вже відзначалося, конкретні функції управління відображають специфіку діяльності організації.

Насамперед слід зазначити спеціальні функції, обумовлені місією організації. Так, найважливішою спеціальною функцією підприємства (організації) торгівлі є комерційна функція, яка до помагає виконання місії торговельної фірми - реалізацію товарів, які потрібні населенню.

Поряд з комерційною функцією підприємства (організації) торгівлі здійснюють такі часткові функції, як маркетинг і інновація.

Так, зміст поняття "маркетинг" спочатку був пов´язаний зі збором і аналізом усіх факторів, що відносяться до сфери обігу товарів і послуг, починаючи від випуску цих товарів виробником і закінчуючи доведенням їх до споживача. Тобто метою маркетингу вважалося тільки забезпечення збуту продукції, виробленої фірмою. Але надалі зміст цього поняття зазнав істотних змін і йому стали надавати принципово нове значення.

Маркетинг як часткова функція будь-якої фірми допомагає розширювати поле діяльності та поліпшувати економічні показники, створювати нові робочі місця та повніше задовольняти попит покупців.

Маркетинг припускає обґрунтований вибір цілей, стратегії функціонування і розвитку підприємства (організації), що забезпечують найбільш ефективне сполучення різних товарних груп у рамках асортименту реалізованої продукції.

Маркетинг базується на комплексному підході до узагальнення цілей з ресурсами і можливостями підприємства (організації).

Маркетингова діяльність передбачає найбільш повне врахування вимог ринкового попиту і попиту споживачів, прийняття обґрунтованих рішень на основі різноманітних розрахунків, вишукування найбільш вигідних каналів збуту і його стимулювання.

Маркетинг як управлінська функція охоплює вивчення попиту, встановлення верхньої межі ціни товару і рентабельності, складання програм маркетингу по продуктах, визначення кінцевих результатів господарської діяльності фірми - валових доходів, чистого прибутку, витрат обігу, оплати праці, сплати податків і відсотків за кредит.

Інновація, будучи конкретною функцією управління, припускає розробку нових товарів і послуг.

Інновації - це насамперед нові досягнення в області технології і управління підприємствами галузі; вони використовуються в торговельно-технічному процесі, в інвестиційній і фінансовій діяльності. Звичайно, інноваційна діяльність на підприємствах (в організаціях) пов´язана з удосконаленням устаткування, поліпшенням використання торговельних і складських площ, підвищенням якості зберігання товарів, поліпшенням умов праці працівників тощо.

Деякі конкретні функції управління на підприємстві (в організації) забезпечують матеріально-технічне постачання, господарське й інженерно-технічне обслуговування цих підприємств (організацій). Зокрема, головна мета управління торгівлею як галуззю складається в задоволенні попиту населення на товари народного споживання. Стосовно цієї загальної мети управління торгівлею, звичайно, виділяються основні (торгово-операційні), що регулюють і допоміжні функції.

Торгово-операційні функції управління забезпечують досягнення головної мети торгівлі і реалізацію місії кожного торговельного підприємства шляхом організації руху товарів, управління товарними запасами, вивчення попиту, організації торговельного обслуговування тощо.

Регулюючі функції пов´язані з плануванням торговельно-технічного процесу і контролем.

Допоміжні функції полягають в організації матеріально-технічного забезпечення і господарського обслуговування всіх підрозділів системи управління. Це забезпечує підприємство торгівлі устаткуванням, інвентарем, транспортом, ремонтом приміщень тощо. Функції управління є основою для формування організаційних структур управління і дозволяють раціонально організувати весь процес управління шляхом раціонального поділу і кооперації управлінської праці.

3. Методи менеджменту, їх класифікація та взаємозв’язок із функціями менеджменту

Реалізація функцій та принципів управління здійснюється шляхом застосування різних методів. Методи управління — сукупність інструментів (прийомів і способів) впливу на об'єкт управління для досягнення поставлених перед ним цілей з найменшими затратами часу та інших ресурсів. Вони відображають важливу характеристику управлінської діяльності — спосіб управління, за їх допомогою реалізується основний зміст управлінської праці. При вирішенні певного завдання в методах пропонуються менеджеру система правил, прийомів, підходів, які скорочують затрати часу та ресурсів на постановку та реалізацію мети. Специфіка прийомів і засобів впливу (зміст) визначає прямий чи опосередкований вплив буде здійснено в конкретній ситуації (організаційна форма), стосується постановки завдань і створення стимулюючих умов (функція, роль), орієнтована на систему (об'єкт) управління — фірму, підрозділ, відділ, компанію тощо (спрямованість). Зрештою спрямованість методів менеджменту завжди одна — на працівників, які здійснюють різні види трудової діяльності, зокрема туристичної.

Сутність методів менеджменту визначається характером впливу, зумовленим взаємодією цілей організації об'єкта управління, специфікою діяльності і засобів, які використовуються для управління нею. Методи менеджменту застосовуються в процесі всієї управлінської діяльності. При цьому об'єктами, якими управляють, є організації, їх структури і трудові колективи.

Головним завданням менеджера, є вибір методу, який у певній ситуації буде найбільш ефективним. Важливо зазначити, що основу практики управління становить комбінування різноманітних методів. Визначитися в цьому питанні допомагає класифікація методів за певними критеріями.

В економічній літературі можна зустріти класифікації за різними критеріями. Одні автори класифікують методи залежно від їх змісту, спрямованості й організаційної форми. Такий підхід дає змогу відобразити адміністративні, економічні та соціальні впливи на систему, якою управляють. Інші кладуть в основу способи і прийоми впливу, використовуючи найрізноманітніші критерії. Є класифікації, які беруть за основу мотиви поведінки суб'єкта, спрямованість впливу, процес впливу, характер управління, форми тощо.

Найбільш узагальненою і широковживаною є класифікація, за якою методи менеджменту поділяють на організаційно-адміністративні, економічні, соціально-психологічні і, що дуже актуально з огляду на бурхливий розвиток інформаційних технологій та їх використання в туристичній сфері, методи роботи з інформацією.

До організаційно-адміністративних належать методи, які формують і забезпечують функціонування системи. Вони ґрунтуються на прямих обов'язкових для виконання наказах і рекомендаціях, директивних вказівках.

Економічні методи базуються на свідомому використанні об'єктивних економічних законів і стимулів.

Соціально-психологічні методи — власне методи керування системою — спрямовані на регулювання соціально-психологічних процесів у колективі, підвищення активності працівників.

Методи роботи з інформацією фактично представлені методом синтезу, вибіркової обробки, комплексним методом та іншими спеціальними підходами до оперування інформацією спеціального призначення.

Узгоджена і цілеспрямована робота колективу забезпечується правильним вибором і використанням усіх методів управління. Залежно від специфіки підприємства, соціально-економічної ситуації їх співвідношення може бути різним, однак вони не мають протиставлятися і покликані взаємно доповнювати один одного.